在企业中，项目是一种随处可见的形态，举办一次展览会、开发一种新产品、建立一个新小区、甚至制定一个新战略都可以成为一个项目。项目又是企业发展的重要载体，企业的使命、愿景、战略目标等都需要通过一个个成功的项目来具体实现，成功的项目不仅能够实现企业的发展目标和利润、扩大企业的规模，还能强化企业的品牌效应，从而实现企业的跨越式发展。

而对于一个项目来说，要想实施成功，除了要有一个好的项目管理方法外，采购管理也非常重要，它可以影响到项目的利润、项目的进度以及项目的质量。

01  项目采购管理

项目采购管理是指在整个项目过程中从外部寻求和采购各种项目所需资源的管理过程。也有人翻译为“项目获得管理”。项目采购管理由下列项目管理过程组成：采购规划、发包规划、询价、卖方选择、合同管理以及合同首尾。

具体来说，在一个项目的实施过程中，采购管理所起作用包括以下几个方面：

影响项目利润。在项目的报价阶段，商务人员往往需要根据项目的成本为客户进行报价，这其中包括项目实施所需的各种原材料成本，一个客观真实的原材料价格（需要科学采购获得）能够为报价部门提供较为可靠而合理的报价参考，确保项目获得利润。同时，项目所需原材料的成本是项目总成本一个非常重要的组成部分，采购人员以较低价格采购到原材料，将直接促进项目成本的降低，让企业获得更多利润。

影响项目进度。在项目的实施过程中，采购部门应该按照项目实施的节奏有计划地进行原材料的采购，确保原材料按时到货。若项目原材料的采购不及时，原材料无法按时到货，项目的整个进度将受到影响，无法顺利实施。

影响项目质量。对于整个项目来说，原材料质量的优劣还能够从根本上影响到项目的质量，通过采购管理，让采购人员通过优质的供应商采购到质量优的原材料，能够很好地提高项目的质量，从而赢得客户的青睐，提升企业的品牌形象。

02   采购项目分类

1、 三种采购项目类型  

• 工程采购：指业主通过招标或其他方式选择一家或数家合格的承包商来完成工程项目的全过程。

• 货物采购：指业主或购货方通过招标的形式选择合格的供货商，购买项目建设需要的投入物。

• 咨询服务采购：是指付出智力劳动获取回报的过程，是一种有偿服务。

  
  

 2、 四种采购项目管理做法  

• 常规型采购项目：这种项目影响/机会/风险级别和支出水平都很低。针对这类项目，侧重点是减少花费在管理方面上的精力。

• 杠杆型采购项目：此类项目风险级别低但是支出水平高，降低价格和其他采购成本是采购员的主要目标。

• 瓶颈型采购项目：风险级别高但支出水平低。采购员平时工作重点应集中在降低供应链风险上，保障供应的持续性。

• 关键型采购项目：这是支出水平高，对供应链影响能力也较强的项目。

  
  

03  采购计划管理

采购计划管理是为了保障采购项目的顺利实施，我们要指定一个详细的计划管理流程！流程大致分为一下几个步骤：

 1、计划编制要求  

   采购计划的编制依据主要包括：

• 销售计划；

• 生产计划；

• 物料库存报表；

• 购买物料的厂商及市场情况；

• 采购计划的历史数据及上期执行情况；

• 各部门的其他需要；

• 公司资金供应能力。

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 2、采购计划的执行/控制    

• 采购部门根据总经理/分管副总已批准的计划单，向供应商发出订货合同后，必须对订货合同进行跟踪。防止出现延期供货的情况，影响生产进度和其他部门正常工作。

• 人员未能按照采购进度采购时，填写“采购异常进度报告单”，注明异常原因以及预计完成采购日期，经过总经理/分管领导批准后转送请购部门，根据请购部门的意见拟定对策进行处理。

• 采购的货物到达后，采购人员应办理相应接受手续，并配合相关人员对采购货物进行

04  采购进度管理

采购进度管理是降低库存成本也是在节约企业采购成本，采购进度控制内容应该从以下方面着手：

  1、采购作业期限进度控制  

• 采购经理们应对国内外采购物资的作业程序分别设定采购作业期限，将采购地区划分为亚洲地区、欧美地区及国内地区，据此结合实际情况逐项为每一个采购作业程序设定所需时间。

• 首先，需要确定采购作业进度控制要点，企业采购进度控制可以分为两种情况：内购作业分为询价、订购、交货三个管制点;外购作业分为询价、订购、装船、到港四个管制点。

• 其次，每一控制要点阶段完成后，采购跟单员应将实际完成日填入“采购进度控制表”，并填入下一阶段预定进度。

• 最后，当遇到逾期末完成的请购作业，需要由采购人员填具“采购交货延迟检讨表”，并提出补救办法，送请购部门表示意见，以便及时采取相应措施。

  2、询价、谈判进度控制  

• 采购进度控制员需根据请购部门的物资需要日期，严格监督采购人员询价、谈判进程，确保不延误采购时间。如，在收到请购单后，将请购部门限定的进货日期和采购经办人员预定询价完成日期填入“采购进度管制表”。

  3、订购进度控制  

• 订购进度管理工作包括订单的跟催等。如根据采购合同或订单催促供应商发货，并追踪货物运输情况;跟催相关部门对样品的确认结果并在规定日内回交供应商等。

• 当采购物资出现质量问题时，还需要协助采购人员与供应商进行沟通，及时补救，并填报“物资交货异常信息反馈日”报表。

 4、交期进度控制  

• 交期进度控制主要目的就是确保交期，是在必要的时间，提供生产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产成本之目标。

• 交期进度控制需要采购人员将请购、采购、供应商生产、运输及进料验收等作业所需的时间予以事先规划确定，作为各部门的参照依据。并预先明确交期及数量，大订单可采用分批交货之方式进行。及时跟进与确认每日应到物资，记录及核查物资账目。

05  采购质量管理

所谓采购质量管理，是指对采购质量的计划、组织、协调和控制，通过对供应商质量评估和认证，从而建立采购管理质量保证体系，保证企业的物资供应活动。

1、采购部门的质量管理  

• 物料采购的质量管理；

• 物料采购的组织工作；

• 物料采购供应的协调工作；

• 物料采购供应的控制工作。

 2、供应商认证与评估  

• 从QA的角度看，供应商评估主要是在对供应商的生产过程、质量体系等内容进行实地的检查，确认供应商目前的状态以及存在的隐患。

• 一个好的供应商不应该只包括现场审核的内容，他的产品品质表现情况，日常沟通和异常情况（投诉和反馈）等的处理能力均是需要考核的内容。

 3、产品检验  

• 严把进货质量关，确保最终产品质量；

• 进行质量验证，对供应商实施事后质量监督；

• 发现问题，分清责任；

• 摸清进货质量状况，有利于保管保养。

 4、采购质量管理的作用  

• 有利于提高企业产品质量 ；

• 有利于保证企业生产有节奏、持续进行 ；

• 有利于保证企业产品生产和使用环节安全 。

 5、采购质量管理的基本原则  

• 适当的供应商；

• 适当的质量；

• 适当的时间；

• 适当的价格；

• 适当的数量。

 6、加强采购质量管理的措施  

• 强化采购职能机构，明确职责和权限，实行物资 归口管理，集中统一采购;

• 建立一支精干、得力、高素质的采购员队伍，作好采购员的选拔、聘用、培训、考核 等项工作;

• 制定科学的采购计划并认真执行，必要时可进行调整;

• 对供货厂商进行合格评定，保证全部向合格供方采购产品，并建立合格供方档案;

• 准备齐全、正确的采购资料，经主管人员审批后送达供货厂商;

• 按照《中华人民共和国经济合同法》的要求与供方签订采购合同，并切实履行;

• 安排好采购品的验证和进货检验;

• 对大批量、重要物资的采购可采用招标采购等。

06  写在最后

一般来说，项目采购过程应遵循以下四个原则:成本效益原则。采购时应注意节约和效率，争取用最少的钱办最多的事；质量原则。采购的产品应质量良好，符合项目的要求；时间原则。采购的产品应及时到达，采购时间应与整个项目实施进度相适应；公平原则。即应给予符合条件的承包商均等的机会。

安徽同徽信息技术有限公司销售总监