同徽采购白皮书丨Part3:项目采购管理

作者:同徽小编 来源:同徽原创 发布时间:2019-11-29 17:36



“采购的专业化管理已被企业当成‘利润中心’来经营,因为它是企业核心能力之一!”在现代工商企业经营管理中,采购管理是企业总体战略的重要组成部分,为了实现企业核心竞争力的提高,必须根据企业的实际情况,制定科学采购管理体系,改善企业的采购管理组织,设定采购流程,完善供应商的管理体系,选择最佳的供应商和采购策略,确保采购工作高质量、高效率及低成本的运行,从而达到控制采购成本,提高企业盈利能力的目的。

因此采购管理模式的改进研究无论对于生产型企业还是经营型企业来说都是企业管理中的一个重要的课题。所以结合企业情况采用合适的采购管理模式可以对企业运转产生重要积极作用。
01  采购管理方式分类

结合2011年,国资委对央企集中采购管理方式分为三类,包括:集中管理型、中央领导型、高度集中型。目前大部分集团企业也是采用相关集采管理模式。


   1. 集中管理型集中采购    

集团总部设置采购管理部门负责采购管理推进工作,通过搭建统一的采购交易平台,按照统一制定的采购标准、采购制度、采购流程、供应商管理规则等,不开展具体的采购业务,子企业采购管理部门执行采购操作,实现总部对采购的集中管理。目前,部分建筑央企采用了这种类型。

   2. 中央领导型集中采购    

中央领导型是集团总部负责管理和大宗通用重要物资的集中采购,子企业实施对其他物资的集中采购。采购管理部门向上级部门和企业领导双向汇报。央企中,石油石化企业的采购管理方式属于这种类型。

   3. 高度集中型集中采购    

即由集团采购管理部门对绝大部分物资实行集中采购,其他部门不得采购,仅有少量不适宜集中采购的物资采用分散采购的方式。目前,部分信息技术央企何物资公司集中采购属于高度集中型。

02  集团企业对采购管理要求

  1. 集团采购管理模式特点  

  • 精简采购人员队伍,减少了集团的管理工作量以及各种工资、福利费用的支出,降低了管理成本;

  • 取消各个二级库存点,大量的管理人员可以精简,并且各个分厂仓库保持较低的存货水平,同样减少了管理费用;

  • 较低的库存资金占用,为集团的资金运作注入了活力;

  • 可以通过规模化采购,降低采购物资本身的价格;

  • 可以强化对采购流程的管理,有利于流程的公开透明化,减少不合理费用。


   2. 采购管理制度要求  

采购管理制度主要包括:采购管理体制、管理机制、集中采购情况、招标规范管理、供应商基础管理、采购管理基础工作。
  • 采购管理体制主要内容有:总部采购管理机构建立,采购管理思路是否清晰,采购管理理念是否上升到供应链管理的高度;

  • 采购管理机制主要内容有:采购队伍专业化,采购管理信息化情况,采购管理工作风险防控与评估,总部对子企业的考核与监督,公开采购率及电子采购率指标;

  • 集中采购主要内容有:集中采购率、集中支付率、集中管理情况;

  • 招标规范管理主要内容有:招标合规性、电子招标率;

  • 供应商管理主要内容有:供应商考评与产品质量管控;

  • 采购管理基础工作主要内容有:采购数据分析水平、设备物资编码基础管理等。


近年来,各央企根据自身管理特点、采购队伍专业化现状、资金与需求计划准确性等影响集采工作因素,选择了不同的集中采购管理模式。从集中管理型过渡到中央领导型和高度集中型,是企业采购管理提升的一个必然要求和过程。


03  集团采购职责划分


 1.  集团采购中心的职责  
采购中心负责集中采购项目的具体实施工作,其主要职能是:
  • 负责制定采购政策和管理制度;

  • 负责制定采购计划(基于需求计划、库存状态、各种采购策略,制 定各类物品的年度采购、季度、月度采购计划);

  • 负责监督需求计划、采购计划和采购计划执行情况,以及费用预算 的执行情况;

  • 负责配合公司审计部、财务部监控采购合同、订单执行情况;

  • 负责供应商信息管理(档案管理、合同管理、供应物资价格管理、 供应商评估),及采购信息收集和分析;

  • 负责整合各生产基地物料需求资源,提高与卖方的谈判力度,取得 优惠的价格和服务,降低采购成本;

  • 负责配合招标小组对确立集中采购项目及范围(包括供应商选择、 采购立项、采购人员组成、采购方式等);

  • 负责配合招标小组对集中采购评标人员库组成人员的资格审核和组建;

  • 负责各生产基地、直属部协议或定点采购供应商的审核及采购价格 的监控;

  • 负责对采购中心及生产基地、直属部采购人员的管理、考核和培训;

  • 负责协调与企管、营销、质量、财务等中心及各生产基地、直属 部的关系;

  • 负责组织单价超过XX元以上物资的采购审批;

  • 负责各生产基地库存原辅料、包装材料、产成品的监控

  • 负责采购中心人员绩效管理以及任用、提升和辞退;

  • 完成公司领导交办的其他工作


  2. 集团化采购优点  
  • 整合、优化采购资源,降低采购成本,提高企业竞争力;

  • 制定合理的采购管理制度,设置合理的岗位职能,规范业务流程;

  • 集成各环节信息,提高决策分析能力;

  • 提高企业内部之间及与外部的信息交互速度,及时响应市场需求;

  • 抓大放小,循序渐进,逐步提升企业管理信息化水平;

  • 与供应商共赢


  3.  子公司采购部职责  
  • XXJ金额或者其他金额以下的零星采购。自主采购,备案处理。XX元以上的必须把询比价单传回公司采购中心审批。

  • 集团采购定的执行。包含订单的下达、催货、收货、结账等。

  • 子公司的采购需求申报、采购计划的编写等。

  • 供应商开发、供应商管理等

  • 领导交代的其他工作。


04 集中采购因素分析


集中采购的基础是供需双方双赢,而企业在采购过程中的需求是:价低、质优、服务好、产品可靠、能稳定供给的供应商;供应商的需求是与企业合作增加影响力、稳定和可持续的需求、企业的投资或共同发展、优质的交易条件等。


集中采购无疑是满足供需双方需求有效方法,企业把需求集中采购会带来议价能力的提升;供应商方面可以根据企业需求计划合理安排生产节奏、减少交付次数,降低生产及交付成本,从而降低双方成本,直接增加合作双方的利润。


当前阶段,集中采购起步早的集团企业,集采规模较大,集采效益明显,但要注意控制库存周转率、二次物流配送费用、库存损耗等指标,需要开展集中储备工作,盘活库存,减少资金占用费。


对于从分散采购起步的企业来说,加强经营、设计以及各部门共同协作,促进设计标准化,提升需求计划准确性,增加采购资金供给,打通信息孤岛,整合供应链资源,开展大宗物资市场资源分析。


参考文献:
李艳成 - 《中国物流与采购》
赵林度 - 《零售企业食品供应链管理》
牛晓红王江波 - 《中国物流与采购》
埃米科·班菲尔德 -《战略采购管理》
徐永华 -《战略采购管理:一个被忽视的利润源泉》
许帮林 - 《房地产开发企业战略采购管理
苗健 -《谈企业战略采购管理》
徐金发,卢蓉 -《战略采购的过程模型及其作用模式》
阮磊王慧-《大宗物资采购管理模式的创建与实践》

卢蓉-《企业战略采购机理及其应用研究》

(安徽同徽信息技术有限公司销售总监  孟钧)