疫情之下如何开启数字化服务，高效完成企业采购工作呢？
作者：同徽小编 来源：同徽原创
发布时间：2020-02-19 20:02
十二年前，乔布斯在美国《财富》杂志谈到苹果的经营之道时说，“你的存亡掌握在消费者的手中。他们才是我们关注的对象。我们的工作就是对整个用户体验负责。如果表现不及格，那就是我们的错。”
在这个疫情肆虐的2020年初，病毒让大家足不出户，很多企业都开启了云办公的在线复工状态。然企业如何在这个时候转变营销方式，实现线上营销获客的数字化转型升级，已然成为企业迫切的需求。作为采购人，该如何在疫情之下更好的开启数字化服务，完成企业采购工作呢？
竞价采购又称“竞争性报价采购”或“逆向拍卖”，是采购方式和招标技术以及现代互联网信息技术的有机结合：即用逐步降低销售价格方式赢得标的物的过程。竞价时，由采购商发布竞价标书，事先约定竞价条件，并主持整个竞价过程。经过采购商资格预审合格的供应商，都是在匿名条件下与对手竞争，可以在规定的竞价过程中充分进行竞争性报价，争取自己获得有利的排位，符合预设中标条件的供应商最终中标。相比传统的招投标方式，竞价采购将投标的静态报价转换为动态报价，允许供应商在公平竞争的环境中多次报价，从而能够快速达到采购产品的平均市场成本线；相比传统的竞争报价方式，网上竞价采购的在保证实时竞争现场的同时又能保证参与各供应商间的背对背，从而有条件创造出一个充分竞争的环境，保证采购企业的利益。竞价采购又称反拍卖采购技术（RAT），是由采购招标和网上竞价两部分有机结合在一起的采购方式。它用电子商务取代以往的谈判公关，帮助采购商最大限度地发现卖主，并引发供应商之间的竞争，大幅度降低采购成本，同时有力地变革了采购流程，是对企业具有跨时代意义的零风险采购辅助手段。网上竞价是借助于互联网电子商务平台进行竞价拍卖的方式，主要分为正向竞价（Forward Auction）和反向竞价（Reverse Auction）两大类。在正向竞价中，若干买家对卖家标的物竞买，出价呈递增趋势，最高价成交，即我们平时所说的拍卖。反向竞价是若干卖家对买家的采购意向进行竞卖的过程，出价呈递减趋势。 在采购领域，除了某些情况（如闲置资产、物料出售等）会使用正向竞价外，运用最为广泛的当属反向竞价。根据竞价方式的不同，反向竞价又可以分为如下几类：标准反向竞价：供应商基于单品或批次价格进行竞争性报价；
总体成本竞价：针对不同成本结构的供应商（如国外供应商和国内供应商存在产品成本、运费及关税等不同），供应商可根据实际情况在竞价中编辑成本构成要素并报价；
指数基准竞价：针对价格波动频繁的商品，可以在竞价中设定供应商按照预先设定的基准价，以降价百分比或折扣数值进行报价；
荷兰式竞价：买家在竞价中先设置一个极低价格，然后逐步上涨，直到某个卖家接受或达到预设最高限价。
采购成本节省：竞价是邀请多个供应商在规定的一段短时间内多次出价的一种价格谈判方式，常常会给供应商创造出一种压迫性的竞争气氛。参与竞标的供应商在竞价时间分秒流逝的压力气氛下，为了取得订单，很容易报出接近成本的最低价。实践证明，利用网上竞价可以在传统采购谈判方式的基础上再节省15-20%。谈判时间节省：网上竞价相当于在1-2小时（甚至更短）的时间内与供应商进行了多轮价格谈判，这在传统的谈判方式可能要用几天甚至数周才能完成，为采购赢得宝贵的项目决策和实施时间。选择方式透明：采购经理对于整个竞价过程不做控制，竞标供应商在市场机制下出价，竞价工具会实时反馈和记录竞价结果，并对全部竞价过程进行客观和完整地存档，以方便审计核查。更多供应商资源：因为竞价在网上进行，不同地域甚至是国外的供应商也可以参与竞价，从而增加了采购的选择范围。减少重复工作：使用竞价平台，采购经理可以轻松地通过复制修改已有的项目完成新竞价项目的设置，节省了大量行政管理工作，从而能把时间分配到更加具有战略性的采购活动上。实时和透明的市场反馈机制：竞价中，供应商可以随时了解自己的价格排名，甚至可以知悉竞争对手的价格（依据不同的网上竞价规则设定）。因为赢取订单的机会把握在供应商自己手上，因此这种竞争方式也相对更加公平。
节省营销及差旅的时间和成本：参与网上竞标无需投入，供应商仅需坐在办公室，有一台上网的电脑，即可参与竞标。
自身成本改善机会：供应商通过参加竞价，可以了解和评估自己的价格在市场上的竞争力。很多失去某次中标机会的供应商，反而从竞标中获得的市场信息和自身策略反省中提升了自身的生产力和价格控制能力。
04网上竞价系统在整个竞价过程中虽然对采购人和竞价人双方有所“隔离”，确保了公平竞争，任何人对系统自动产生的成交确认结果无法进行更改，但是采购人还需注意以下几方面。保密性：采购需求方案上传竞价系统后，采购人要做好保密工作，不得与供应商透露有关采购单位的信息。供应商一旦知道了采购人的基本情况后，就有可能产生两种结果：一是供应商串标行为有可能发生，导致价格过高，采购人的利益受到损坏；二是供应商可能会进行恶意竞争，导致价格过低，售后服务得不到保障。两种结果都是有违网上竞价的公平、公正原则的。
歧视性：采购产品技术方案不得设置任何带有“隐形”的歧视性或者限制的条款，或者是存在片面性的因素，就有可能导致优秀的供应商不能参与竞价，采购过程就会有失公平，达不到充分的竞争。是有确保竞价的充分性，才能达到理想的竞价效果。限制性：有些采购人因不懂业务，对采购需求不了解，对产品的性能不了解，缺乏市场了解或多家征求采购技术参数，一味将提供技术参数的单一供应商提出特定的技术条款写入方案，这样就会限制一些有能力竞标人参与竞价，反而就有可能使那些不具备相关技术的投标人中标，结果可能影响采购质量。如厂家授权书被人为报备，导致其他优秀供应商因无法提供授权书而不得不放弃报价。合理性：采购预算设置要复合市场价格，这就要求采购人要多了解市场价格动向。因有些产品市场价格波动大，过低的采购预算导致竞价人从项目交易中得不到合理的利润，是不会参与竞价的，这样容易导致流标。即时不流标，供应商售后服务也是很难做好的。各单位使用的事财政资金，一方面既要顾及供应商的利益，要给与合理的利润。合法性：任何事情的执行都必须符合法律法规，网上竞价也必须按章办事。操作流程、公告时间、供货时间、成交确认、合同签订等环节必须符合有关规定。对批量采购物品的供货时间要符合实际，供货时间设置要合法合规、合乎情理。如一批产品采购，你要留有一定的时间让供应商备货，避免竞价人因供货时间过紧而无法参与竞价。公开性：只有确保竞价的充分性，采购人才能获得最大限度的价格优惠。所以，采购需求方案上传竞价系统后，可以利用手机短讯平台、办公助手等将采购信息提供给供应商（但是不得透露采购单位任何信息），让供应商即时了解采购信息，增加供应商了解信息渠道；另一方面提高政府采购公告信息的透明度，让更多的供应积极参与竞价，有效防止围标、废标现象发生。
使用网上竞价前，需要从如下五个方面（5Cs）评估项目的竞价可行性：
合同或市场限制（Contractually Available）：合同或市场的限制可能会极大地影响网上竞价能否实施。采购经理需要事先评估，项目中的采购标的是否会受到与现有供应商的合同（如与供应商签订的长期采购协议尚未到期）或市场供应模式（如技术许可或专利独占）的限制。标的物的吸引力（Commercially Attractive）：采购标的物的数量或金额，对参与竞标的供应商越具有吸引力，越能提升供应商参与的积极性和赢取业务的动力，从而驱动有效的竞争。足够的竞争基础（Competitive Supply Base）：网上竞价的开展至少需要两个可比的供应商。参与竞标的供应商数量越多，项目成功的可能性也越高。在竞标前，采购经理要确保对参与竞标的供应商按照项目要求进行资质审核和认定。清晰的需求界定（Clearly Defined Requirements）：工作范围或产品规格要清晰界定，并保证所有参与竞标的供应商（无论是现有供应商，还是新的潜在供应商）对于产品或服务要求及所需的交付成果有相同的理解。作为采购经理，有必要向那些新供应商做需求范围和要求的澄清，并取得供应商关于他们正确理解需求的确认。各方的投入（Commitment）：一个成功的网上竞价需要采购部门、业务部门和供应商的积极参与。采购经理需要定义清楚竞价流程，业务部门需要知悉、认可并遵守竞价流程，而供应商需要按照设定的流程和规则进行竞价，并善用在竞价过程中所获得的市场信息。
对于采购经理来说，除了需要克服自身的知识和技术欠缺，学习和掌握网上竞价工具的运作规则、设置方法及管理控制外，还会面临很多来自外部人为因素的干扰和挑战。这些挑战包括：
心理顾虑或情绪抵触：往往由于某些错误的认知，业务部门会对竞价持消极或反对态度。他们的顾虑包括：竞价没有附加价值，过低的价格会牺牲质量，竞价会损害供应商关系，竞价要花费大量时间，竞价过程会失控，最低价必须中标，产品规格不具可比性，竞价不适合某些特殊产品或服务等。缺少明确的需求规格：采购面临最大的问题是，业务部门往往无法提供清晰全面的需求范围、产品规格或服务要求。须知，规格缺失不是网上竞价的问题，而是采购程序的普遍问题。规格过于严格或“无法替代”借口：采购经理应该深入了解这些过于严苛的要求的真正来源（它们往往来源于某个供应商），并引导、说服业务部门尽量把需求标准化和通用化，从而为公司争取最大的利益。不接受竞价结果：业务部门可能会以某些理由拒绝接受竞价结果，诸如供应商从未合作过存在交付风险，价格过低供应商配合度不够等。供应商不愿参加竞价：大多发生在现有供应商，因为感到自身的供货地位受到威胁而以各种借口企图避免竞价发生。语言障碍：虽然很多竞价平台提供多语言支持，并提供多语种热线，但仍有一些国家的语言未被支持到，而只能使用英语服务，这在英语非母语的供应商是个挑战。笔者就曾在一次越南竞价项目中遇到这个挑战，供应商的英文能力有限，而平台不提供越南语服务，我们通过培训当地的同事解决了这个问题。供应商缺少培训和技术支持：供应商熟悉掌握竞价工具的使用也需要一个过程。供应市场或商品品类阻力：一般来讲，后进行业或创新较少的品类对于竞价的阻力最大，但这也是采购经理更能通过竞价创造价值的领域。采购活动需要业务部门与采购部门共同协作才能完成，网上竞价的成功也离不开业务部门的支持。业务部门或许因为听到过一些失败的竞标案例，或许因为某些过低的采购价格影响了供应商关系和服务质量，因而对于网上竞标可能存在着各种顾虑，有时甚至怀有抗拒的心态。这些顾虑很大一部分是因为对于网上竞价错误的认知造成的，采购经理面对这些问题的时候，可以尝试这样回答来消除他们的顾虑：回答：网上竞价只是供应商选择流程的一部分，价格仅是全部评估标准中的一个参数而已。中标供应商的最终选择是通过一系列评估标准（如商誉、能力、项目经验、产品或服务质量、交货期、售后保障、合规性等）综合考虑选择的。在竞标规则中，通常会向供应商明示：“价格并不是供应商选择的唯一要素，买家会综合评估进行供应商选择”。回答：网上竞价能在最短时间内把价格拉近市场价，需要事先对产品或服务的标准做清晰的界定，在技术评估能够满足条件的基础上进行价格的竞争。通常，供应商感受到更加激烈和直接的竞争时，反而会提升他们的服务。回答：前期需求界定会多花费一些时间，但是清晰的需求界定是任何采购项目所必须的。竞价本身可以大幅节省谈判时间。问题4：网上竞价只适合某些标准产品，对于特殊的商品或服务不适合。回答：当规格清晰时，网上竞价最易完成。只要需求范围界定清晰并被所有供应商理解，网上竞价仍可作为价格谈判的工具。通常来讲，有形商品更易比较，但是对于无形商品或服务，只要定义好服务等级协议（SLA）或绩效考核指标（KPI），也是具有网上竞价可能性的。实际上，很多市场服务、专业服务、设施服务的合同都是通过网上竞价完成的。除此之外，采购经理可以向业务部门展示已经完成的成功案例和实践经验，增加他们的信心，或者可以邀请他们观看一场模拟网上竞价或另一个真实竞价项目，以对竞价获得更加直观和深刻地理解。可以向那些比较容易接受的业务部门或低风险的领域先行突破，初期可以从一个小项目试探性入手来向业务部门证明网上竞价的价值。当在一两个项目中取得了成功，就更容易推向其他品类和更加高花费的领域。在竞标前，采购经理需要就一些问题和供应商沟通清楚：2. 供应商在竞标前应先熟悉竞价工具的操作，并在竞价时保证稳定的网络连接。3.参与网上竞标的供应商操作人员需要具备恰当的公司授权。4.如何赢得竞价：在竞价前对出价策略做好规划（如确定好初始报价、价格降幅以及最低可操作价格）；精确计算你的总成本、价值及风险因素；知悉并遵守竞价规则等。5.最低价供应商赢得了网上竞价，但不一定赢得订单。价格是供应商选择的一个重要因素，但不是唯一因素，其他因素如产品质量、服务水平、交付及时性等都会被纳入评估范畴。6.竞标是采购流程中的一环，任何企图绕过流程的尝试是无意义的，并有可能导致资格取消。采购经理在项目要求清晰之后，在系统中设置竞价规则和细节（开始时间、单品或批次信息，预置价格信息等），此阶段在采购经理点击“发布”按钮、项目正式上线时结束。采购经理点击“发布”之后，供应商即可通过收到的链接访问该项目的竞价页面，了解项目的规则和详情，并准备其竞价策略。推荐此阶段持续2-5个工作日的时间。自竞价开始至全部单品或批次竞价完成的阶段，包含规定的竞价时间和触发的延时时间。选择评估阶段（Pending Selection）是竞价完成后买方内部评估的时间，以授标标志整个竞价流程的结束。需要与业务部门定义清晰项目范围、产品规格或服务需求、技术要求、商务条件等，并保证新引入的供应商也清晰、全面地理解全部要求。
与业务部门达成共识，以统一口径沟通到供应商，以减少现有供应商的焦虑和恐惧。
对于新供应商提出的建议，要采取开放的态度，因为这些来自于外部的考虑经常能帮助我们打开思路，调整需求更加符合公司利益，并选择到更合适的供应商。
确保被邀请参与竞价的供应商满足所有技术评估条件。
事先拿到各个供应商的书面初始报价，输入竞价系统作为供应商的起始报价。
在真实竞价前最好为供应商安排一次试竞价，这将给供应商提供关于竞价工具及竞价规则的必要操练。
在试竞价中，采购经理可以为自己创建一个虚拟供应商账号，然后邀请自己作为测试供应商参与竞价，以从供应商的角度理解整个过程。这个虚拟账号可以在以后的项目中重复使用。
在竞价开始前一两个小时，发一封邮件提醒供应商按时参加，并提醒他们做好竞标前的准备工作，如确认用户名、密码能否进入，把技术服务热线号码放在手边，以及确保竞标时网络连接和电脑运行不死机等。
请业务部门一起，现场观看网上竞标的实际情况，这在很多时候能进一步打消业务部门的顾虑。
在竞价中，供应商可能会出现各种问题，如网络故障、无法登陆、错误出价等，这时不要惊慌，采购经理或供应商都可以拨打服务工具热线，要求紧急暂停，或重开一些已经关闭的批次，删除错误的出价等。
即使出现竞价无法进行的情况（如系统崩溃、服务器故障、多数供应商无法按时参加等），还可以再约定时间重新来过。
竞价时间内，供应商可任意多次地出价。当最后几分钟内发生前面排名的转换，延时将被触发，后面批次的开始时间也会顺次推后。
把供应商电话和竞价平台服务热线电话放在手边，以便出现问题后紧急联系。
最好发一封感谢信件给供应商。“感谢您参与今天的网上竞标。请知悉网上竞价并非我们选择最终中标者的唯一标准。接下来我们会对项目进行整体考虑，尽快决定并告知您下一步计划。再次感谢您的参与和大力支持。”竞价完成后，会有一些暗流涌动，如现有供应商开始打电话旁敲侧击、游说业务部门，业务部门也会开始就最低价形成他们的意见。采购经理需要和业务部门客观、公正地评估每个供应商的竞争力，确保规则的一贯性，避免任何外来因素影响判断。供应商选择做出后，可以在竞价工具中授标，未中标供应商也会收到一封感谢信。供应商希望得到透明和及时的沟通，如果可以告诉供应商未中标的原因，他们会非常感激。
